מדפסת

שאלות ותשובות נפוצות על מדפסות ופתרונות משרדיים – מתוך השטח

1. איך אני יודע איזו מדפסת הכי מתאימה למשרד שלי?

שאלה מצוינת, והאמת? זו אחת השאלות שאני מקבל הכי הרבה, ובצדק. לבחור מדפסת זה לא רק עניין של תקציב או גודל אלא בעיקר של התאמה לצרכים היומיומיים של המשרד שלך. לדוגמה, אם אתה עסק קטן שמדפיס כמה מסמכים ביום – אין טעם להשקיע במפלצת תעשייתית שיודעת להוציא 50 עמודים בדקה. מצד שני, אם אתה משרד עורכי דין עם הרים של חומר מודפס כל שבוע – תשכח ממדפסת ביתית קטנה שתתעייף אחרי יומיים.
מניסיוני, הדבר הראשון שצריך לבדוק הוא היקף ההדפסה החודשי המשוער: כמה אתם באמת מדפיסים? אחר כך בודקים סוג המסמכים – האם הם צבעוניים? גרפים? תמונות באיכות גבוהה או רק טקסט? בסוף מתייחסים גם לגודל הפיזי של המדפסת: יש משרדים שצריכים לחסוך כל ס"מ על השולחן.
דוגמה קטנה מהשטח – לקוח שלי שמנהל מרכז טיפולים פרטי פנה אליי כי המדפסת הקודמת שלו פשוט "נחנקה" באמצע יום עבודה עמוס. אחרי שביררתי איתו את הצרכים האמיתיים, המלצתי לו על מדפסת לייזר משולבת קומפקטית אבל אמינה בטירוף. מאז הוא לא הפסיק להודות לי.

2. מדפסות לייזר או הזרקת דיו – מה עדיף לעסק קטן?

תראו, פה זה באמת "תלוי מה אתם צריכים". באופן כללי ולמען האמת – ברוב המקרים לעסקים קטנים אני נוטה להמליץ על מדפסות לייזר בגלל העלויות השוטפות הנמוכות יותר לעומת הזרקת דיו. כן, הן אולי יקרות יותר לרכישה ראשונית אבל לאורך זמן הן משתלמות הרבה יותר.
למשל, אם אתם מוציאים הרבה מסמכים בשחור-לבן ואין לכם צורך בצבע באיכות צילום – לייזר חד וחלק עדיפה. אבל! אם מדובר בעסק שעובד עם חומרים חזותיים כמו גרפיקאים או סטודיו לעיצוב פנים ואדריכלות – אז דווקא הזרקת דיו איכותית תיתן תוצאות מרשימות במיוחד מבחינת צבע ודיוק.
לקוחה שלי שהיא עצמאית בתחום עיצוב הפנים הייתה בטוחה שהיא חייבת לייזר בגלל המחיר… בסוף אחרי שניסתה דגם מתקדם של הזרקת דיו עם מערכת מילוי חסכונית היא נשארה נאמנה לו עד היום ואפילו קנתה עוד אחת לבית.

3. האם כדאי להשקיע במדפסת משולבת או לקנות מכשירים נפרדים?

וואלה… שאלה שהמון שואלים אותי כשבונים סביבת עבודה חדשה מאפס או עושים רענון למשרד קיים. התשובה שוב תלויה בהיקף העבודה וברוטינה היומית שלכם.
מניסיוני – ברוב המקרים הפתרון המשתלם והנוח ביותר הוא ללכת על מדפסת משולבת (All-in-One). במקום להחזיק גם סורק נפרד, גם מכונת צילום וגם פקס (כן… יש כאלה שעוד משתמשים בזה) – פשוט חוסכים מקום וכסף ומרכזים הכל במכשיר אחד אמין וטוב.
לדוגמה: עסק משפחתי קטן שהגיע אליי לרכוש ציוד בסיסי למשרד החדש שלהם קיבל המלצה ברורה למדפסת משולבת קומפקטית עם סורק מהיר ויכולת הדפסה דו צדדית אוטומטית. התוצאה הייתה מעבר חלק ונוח בלי כאבי ראש מיותרים בתחזוקה ובהתקנה.
מצד שני, אם מדובר בארגון גדול שבו מכונת הסריקה עובדת כמעט בלי הפסקה ויש צוות שמנהל כמויות מטורפות של חומר דיגיטלי וניירת משפטית למשל – אז כן שווה לשקול פתרונות נפרדים שמתמחים כל אחד במשימה הספציפית שלו.

4. מה לגבי תחזוקה ועלויות נוספות במדפסות?

פה בדיוק מתחילה האכזבה הגדולה לפעמים... אנשים רואים תג מחיר זול במדפסת מסוימת ומתלהבים כמו ילדים בחנות צעצועים — אבל אז בא החשבון החודשי של הדיו וטונרים ומתחילים הגירודים בארנק.
לכן תמיד חשוב לחשב לא רק את מחיר המדפסת עצמה אלא גם את העלויות המצטברות: כמה עולה טונר חדש? כמה עמודים אפשר להוציא ממנו בפועל ולא רק לפי ההבטחות שעל האריזה?
ולמען האמת — פה אנחנו נכנסים לתמונה וממש מצילים לקוחות מידיי טעויות יקרות מאוד. יש לנו טבלאות השוואה אמינות בין יחידות דיו שונות לפי מותג ודגם כדי להבין באמת מה הכי משתלם לאורך זמן ולא רק בזמן הרכישה הראשונית.
אחד הסיפורים הזכורים לי במיוחד היה עם עצמאי בתחום ראיית חשבון שרכש בעבר מדפסת זולה מדי בסופרמרקט... תוך חודש כבר החליף שני מכלי דיו ושילם פי שתיים ממה שהיה עולה לו לבחור מראש דגם יעיל יותר שאפשר למלא בעצמו.

5. האם אפשר לחבר את המדפסות לאינטרנט ולעבוד בענן?

ברור שכן! וזה אפילו מומלץ מאוד היום כשהכל עובר לענן ואנחנו כבר רגילים לעבוד מול Google Drive או OneDrive בהרבה מהמשרדים הקטנים והבינוניים שאני רואה אצל הלקוחות שלנו.
רוב הדגמים שאנחנו עובדים איתם כיום מגיעים עם חיבור Wi-Fi ותמיכה מלאה בשירותי ענן ואפליקציות הדפסה מרחוק דרך הטלפון הנייד (כן כן, גם מאייפון וגם מאנדרואיד).
יצא לי להתקין עבור מספר עסקים מודל כזה שמאפשר לכל עובד לשלוח מסמך מהמחשב הנייד או מהמייל ישר למדפסת — בלי כבלים, בלי התקנות מורכבות ובלי להטריח את מנהל הרשת בכל פעם מחדש...
זה שינוי תפיסה שמוביל לחסכון עצום בזמן ולגישה הרבה יותר גמישה ונוחה במיוחד בעידן ההיברידי שבו חלק עובדים מהמשרד וחלק מהבית ומה שביניהם.

6. ומה אם אני עובד בעיקר מהבית? שווה בכלל להשקיע?

אחח... הנושא הזה קרוב לליבי כי אצלי בבית יש חדר עבודה שאני מתייחס אליו כמו למיני־משרד לכל דבר — ואני ממש לא לבד בזה! מגפת הקורונה גרמה להרבה אנשים להבין שאם כבר עובדים מהבית אז כדאי שזה יהיה בראש שקט ועם ציוד שנותן עבודה רצינית ולא חלטורה.
ובגלל זה אני אומר: כן! חד-משמעית כן! עובד פרילנסרי שלא משקיע במדפסת טובה עלול למצוא את עצמו מבזבז זמן יקר בריצות לבית הדפסה הקרוב (אם בכלל נשאר כזה בסביבה...) ובסוף לשלם ביוקר גם בכסף וגם בעצבים.
היו לי מלא לקוחות פרטיים שפשוט אמרו "יאללה בקטנה נקנה משהו זמני", ואז אחרי חודש התקשרו עצבניים ש"המדפסת בקושי מושכת דף" או "נגמר הדיו אחרי שבוע".
אז אל תחכו שיהיה לכם דחוף ואז להתבאס... תשקיעו מראש במדגם שמתאים לצורך שלכם בבית ותראו איך הביצועים והראש שלכם פתאום מתיישרים לסדר יום מקצועי יותר.

לדוגמה: ישנם היום דגמים ממש קומפקטים שנראים כאילו הם חלק מהריהוט הביתי ועדיין מספקים ביצועים שלא מביישים משרד קטן פלוס!